GDBD - Kancelaria Radców Prawnych

Z dniem 1 stycznia 2019 roku zostały wprowadzone znaczące zmiany w prawie pracy. Poniżej przedstawiony został zakres najważniejszych zmian:

I.          Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat

Co do zasady okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych będzie trwał 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy z pracownikiem.

Przepisy przejściowe:

1)      dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2018 r. ? 10 lat,

2)      dla pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., w stosunku do których pracodawca złożył do ZUS oświadczenie i raport informacyjny - 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony,

3)      dla pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., w stosunku do których pracodawca nie złożył oświadczenia i raportu informacyjnego do ZUS, oraz pracowników zatrudnionych do dnia 31 grudnia 1998 r. - 50 lat.

II.        Zmiana zasad wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych pracownika

Wypłata wynagrodzenia przez pracodawcę na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Numer rachunku płatniczego będzie dodatkową informacją, którą pracodawca będzie mógł żądać od pracownika.

III.      Zmiany w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej

1.       Umożliwienie prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej, przy czym ta postać dokumentacji pracowniczej jest równoważna z postacią papierową.

2.       Wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej mogącej stanowić dowód w postępowaniu w określonych przypadkach.

3.       Obowiązek pracodawcy kontynuowania prowadzenia dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z pracownikiem w okresie obowiązkowego przechowywania dokumentacji.

4.       Obowiązek informacyjny pracodawcy ? w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy ma wydawać pracownikowi pisemnie lub elektronicznie informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji oraz o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w tym okresie.

5.       Obowiązek zniszczenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej.

6.       Wprowadzenie zasad określających możliwość i sposób zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną oraz z elektronicznej na papierową.

7.       Nowy obowiązek informacyjny pracodawcy wobec pracowników/byłych pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji/zawiadomienia - w przypadku jej nieodebrania w w/w terminie pracodawca może zniszczyć poprzednią postać dokumentacji pracowniczej.

8.       Obowiązek wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę na złożony pisemnie lub elektronicznie wniosek pracownika lub byłego pracownika albo określonych członków rodziny w przypadku jego śmierci.

9.       Wprowadzenie nowego wykroczenia przeciwko prawom pracownika polegającego na nieprzechowywaniu dokumentacji pracowniczej przez określony przepisami okres przechowywania dokumentacji albo przez dłuższy okres, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów, zagrożonego karą grzywny od 1000 zł do 30000 zł.

IV.      Rozszerzenie zakresu podmiotowego prawa koalicji związkowej

1.       Przyznanie prawa do tworzenia i wstępowania do związków zawodowych osobom świadczącym pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia, oraz mają takie prawa i interesy związane z wykonywaniem pracy, które mogą być reprezentowane i bronione przez związek zawodowy - dotyczy to w szczególności osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych i osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (tzw. osób samozatrudnionych).

2.       Przyznanie prawa wstępowania do związków zawodowych wolontariuszom, stażystom i innym osobom, które świadczą osobiście pracę bez wynagrodzenia.

3.       Wprowadzenie mechanizmów ochronnych na wypadek nierównego traktowania innych niż pracownicy członków związku z powodu przynależności do związku zawodowego lub pozostawania poza nim albo wykonywania funkcji związkowej.

4.       Przyznanie innym niż pracownicy osobom wykonującym pracę zarobkową prawo do płatnego co do zasady zwolnienia od pracy zawodowej na czas niezbędny do wykonania doraźnej czynności wynikającej z ich funkcji związkowej poza zakładem pracy, jeżeli czynność ta nie może być wykonana w czasie wolnym od pracy.

5.       Objęcie szczególną ochroną przed rozwiązaniem lub wypowiedzeniem umowy innych niż pracownicy członków związku upoważnionych do reprezentowania związku wobec pracodawcy nie można wypowiedzieć, rozwiązać stosunku prawnego ani zmienić jednostronnie warunków pracy lub wynagrodzenia na niekorzyść takiej osoby bez zgody zarządu zakładowej organizacji związkowej.

6.       Wprowadzenie terminów na wyrażenie zgody lub odmowę wyrażenia zgody przez zarząd zakładowej organizacji związkowej na zwolnienie chronionego działacza związkowego:

a)      14 dni - w przypadku wypowiedzenia lub jednostronnej zmiany warunków,

b)      7 dni - w przypadku rozwiązania bez wypowiedzenia,

przy czym bezskuteczny upływ tych terminów będzie poczytywany za zgodę.

7.       W przypadku rozwiązania umowy bez zgody zarządu zakładowego związku inna niż pracownik osoba wykonująca pracę zarobkową otrzyma określone przepisem odszkodowanie, może jednak dochodzić odszkodowania lub zadośćuczynienia uzupełniającego.

V.        Podwyższenie progów reprezentatywności organizacji związkowych:

a)      w przypadku zakładowej organizacji związkowej, będącej jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną w rozumieniu ustawy o Radzie Dialogu Społecznego - z 7% do 8% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy;

b)      w przypadku zakładowej organizacji związkowej - z 10% do 15% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy;

c)       w przypadku ponadzakładowej organizacji związkowej - z 10% do 15% ogółu osób wykonujących pracę zarobkową objętych zakresem działania statutu.

VI.      Zmiany w zakresie zasad funkcjonowania organizacji związkowych

1.       Uwzględnianie innych niż pracownicy osób wykonujących pracę zarobkową przy ustalaniu liczby osób warunkującej uzyskanie uprawnień zakładowej organizacji związkowej, jeżeli osoby te świadczą pracę przez co najmniej 6 miesięcy na rzecz pracodawcy objętego działaniem tej organizacji (zmiana ta wejdzie w życie z dniem 23 sierpnia 2019 roku).

2.       Nowy obowiązek informacyjny organizacji związkowej dotyczący liczby członków związku - informacja w tym zakresie ma być składana pracodawcy w cyklach półrocznych, a nie - jak dotychczas  - kwartalnych.

3.       Wprowadzenie sankcji utraty uprawnień przez organizację związkową w razie niewypełnienia  przez organizację związkową w terminie obowiązku informacyjnego w zakresie liczby członków organizacji.

4.       Wprowadzenie zakazu podwójnego członkostwa w organizacji związkowej - osobę należącą do kilku organizacji związkowych działających u danego pracodawcy można uwzględnić tylko jako członka jednej, wskazanej przez tę osobę organizacji związkowej.

5.       Wprowadzenie sądowej procedury weryfikacji liczebności zakładowej organizacji związkowej. Pisemne zastrzeżenie co do liczby członków organizacji związkowej będzie mógł zgłosić zarówno pracodawca, jak i inna organizacja związkowa. Związek, co do liczebności którego złożono zastrzeżenie, będzie mógł wystąpić do sądu o potwierdzenie swojej liczebności. Niezłożenie wniosku w terminie skutkuje utratą uprawnień do czasu wykonania tego obowiązku.

VII.    Wprowadzenie pracowniczych planów kapitałowych (PPK)

1.       Celem wprowadzenia PPK jest systematyczne gromadzenie oszczędności przez uczestnika PPK z przeznaczeniem na wypłatę po osiągnięciu przez niego 60. roku życia. Środki gromadzone w PPK stanowią co do zasady prywatną własność uczestnika PPK.

2.       Podmiot zatrudniający zawiera umowę o zarządzanie PPK, jeżeli zatrudnia co najmniej jedną osobę zatrudnioną, w imieniu której jest obowiązany zawrzeć z instytucją finansową umowę o prowadzenie PPK. Podmioty zatrudniające (pracodawcy) będą tworzyć PPK dla wszystkich osób zatrudnionych (wymienionych w ustawie) podlegających obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

3.       Oszczędzanie w PPK będzie dobrowolne - każdy zatrudniony zostanie zapisany do programu automatycznie, ale będzie mógł zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK na podstawie pisemnej deklaracji złożonej podmiotowi zatrudniającemu. Uczestnik PPK, który zrezygnował z udziału w programie, w każdym momencie będzie mógł ponownie do niego przystąpić.

4.       Z wynagrodzenia za pracę - obok składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - będą odliczane wpłaty dokonywane do pracowniczego planu kapitałowego.

5.       Wpłaty do PPK będą dokonywane zarówno przez podmiot zatrudniający i uczestnika programu:

a)      podmiot zatrudniający i uczestnik PPK finansują wpłaty podstawowe z własnych środków. Wpłata podstawowa do PPK wyniesie 2% wynagrodzenia, stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, od uczestnika programu, i 1,5% wynagrodzenia, stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, od podmiotu zatrudniającego - przy czym wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK może wynosić mniej niż 2% wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5% wynagrodzenia, jeżeli wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia;

b)      podmiot zatrudniający i uczestnik PPK mogą zadeklarować finansowanie wpłat dodatkowych. Podmiot zatrudniający będzie mógł zadeklarować w umowie o zarządzanie PPK dokonywanie wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5%. Uczestnik PPK będzie mógł także zadeklarować wpłatę dodatkową do 2%.

6.       Wsparcie ze strony państwa dla uczestników PPK w postaci jednorazowej wpłaty powitalnej w wysokości 250 zł dla każdego uczestnika PPK, która będzie finansowana z Funduszu Pracy, oraz dopłat rocznych do rachunku uczestnika w PPK w wysokości 240 zł (po spełnieniu warunków określonych w ustawie), które również zostaną sfinansowane z Funduszu Pracy.

7.       Środki będą wypłacane po osiągnięciu przez pracownika 60. roku życia. Jeśli uczestnik PPK po osiągnięciu 60. roku życia zdecyduje o wypłacie zgromadzonych środków, to 25% zostanie mu wypłaconych jednorazowo, a pozostałe 75% zostanie wypłaconych w co najmniej 120 miesięcznych ratach (10 lat).

Przepisy ustawy będą miały zastosowanie do:

1)      podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 250 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r. - od 1 lipca 2019 r.,

2)      podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 50 osób zatrudnionych według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r. - od 1 stycznia 2020 r.,

3)      podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 20 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r. - od 1 lipca 2020 r.,

4)      pozostałych podmiotów zatrudniających - od 1 stycznia 2021 r.

Przepisów ustawy nie stosuje się do:

1)      mikroprzedsiębiorcy, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą podmiotowi zatrudniającemu deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK,

2)      podmiotu zatrudniającego będącego osobą fizyczną, który zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tego podmiotu, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby,

3)      podmiotu zatrudniającego, który w dniu objęcia go przepisami ustawy prowadzi pracowniczy program emerytalny (PPE), oraz nalicza i odprowadza składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia, jeżeli do PPE przystąpiło co najmniej 25% osób zatrudnionych w danym podmiocie zatrudniającym.

VIII.  Zmiany w zakresie okresowych szkoleń bhp dla pracowników na stanowisku administracyjno-biurowym oraz zmiany dla pracodawcy wykonującego zadania służby bhp

1.      Ograniczenie obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych bhp w przypadku pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, chyba że z oceny ryzyka zawodowego wynika, że jest to konieczne.

2.      Pracodawca ma jednak obowiązek przeprowadzić szkolenie okresowe bhp w przypadku pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym:

a)      gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy znajdzie się w grupie działalności, dla której zostanie ustalona wyższa niż trzecia kategoria ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy, licząc od dnia ustalenia wyższej kategorii ryzyka,

b)      gdy z dokonanej oceny ryzyka zawodowego wynika, że przeprowadzenie takiego szkolenia okresowego stało się konieczne, w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy, licząc od dnia dokonania oceny ryzyka.

3.       Rozszerzenie kategorii pracodawców posiadających ukończone szkolenie niezbędne do wykonywania zadań służby bhp, którzy mogą sami wykonywać zadania tej służby - dotychczas takim podmiotem był m.in. pracodawca zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, o ile zatrudniał do 20 pracowników - obecnie pracodawca ten powinien zatrudniać do 50 pracowników.

Podstawa prawna:

1.        Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357);

2.        Ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zmianie ustawy o związkach zawodowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 1608);

3.        Ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 2215);

4.        Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (Dz. U. z 2018 r., poz. 2244).